Olinda Cardoso | Técnica Superior de Arquivo | Arquivo Distrital do Porto | Colaboradora do blogue

Implementar um software de gestão documental não é um processo desintegrado, avulso ou simples. Pelo contrário, deve ser sempre precedido pela concepção e implementação de um sistema de arquivo integrado e reflectido, em conformidade com a NP 4438, que poderá culminar (ou não!) com a aquisição de um software devidamente ajustável às necessidades únicas da instituição em questão.

É com alguma leviandade e falta de conhecimento que algumas instituições têm aderido ao dito Plano Tecnológico, o qual pressupõe bem mais do que a mera aquisição de um software de gestão documental, seja ele dispendioso ou de acesso livre (open source).

A questão da integridade, fidedignidade ou autenticidade do documento de arquivo raramente é equacionada e o papel do arquivista é reduzido (isto na melhor das hipóteses) à entrega de uma proposta de classificação (que nem tem de ser um plano “hierárquico, lógico e consistente”, podendo até ser um mero “classificador”). Lamentavelmente, as instituições deixam-se arrebatar por essas propostas milagrosas (mas inconsistentes!) de digitalização de correspondência, com workflows desajustados, e, quando submetidas a auditorias, deparam-se com questões às quais não sabem responder e depressa abandonam o “esquema tecnológico”, voltando comodamente às raízes.

Ora todo o projecto mal começado tende a terminar mal. Convém, por conseguinte, precaver-se de um final anunciado com um esquema de implementação bem estruturado, coordenado por uma equipa multidisciplinar constituída sempre pelos responsáveis dos serviços administrativos, da informática e do arquivo. Esta deverá ser a equipa nuclear, podendo ainda entrar no rol os responsáveis das áreas da modernização administrativa, da qualidade e até um jurista.

As soluções open source podem parecer vantajosas à primeira vista, mas são raras as vezes em que são completamente gratuitas, implicando sempre despesas avultadas com a manutenção e adequação das mesmas à realidade institucional.

A Direcção-Geral de Arquivos colocou em linha em Dezembro de 2006 o GUIA PARA A ELABORAÇÃO DE CADERNOS DE ENCARGOS E AVALIAÇÃO DE SOFTWARE DE SISTEMAS ELECTRÓNICOS DE GESTÃO DE ARQUIVOS”, que se assume como uma ajuda preciosa para a implementação de um projecto desta natureza.

Alertando-nos para aspectos fundamentais, este guia pode ser um válido instrumento de trabalho que nos permite salvaguardar algumas situações que poucas empresas e poucos softwares têm em conta: a inviolabilidade da informação, a conversão e a migração de dados, a segurança, o controlo de acessos, a pesquisa e recuperação da informação, os requisitos de metainformação, a preservação digital, a avaliação documental (retenção e destino), entre tantos outros.

Outras questões também dignas de referência serão a salvaguarda da legalidade (um documento de arquivo é também uma prova e um testemunho!), a problemática da assinatura digital e a importância de um plano de formação e de acompanhamento intensivo e vocacionado para todos os funcionários de uma instituição.

Open source ou não, a verdade é que, em arquivo, não há soluções perfeitas, apenas as há adequadas e elas não vêm assim: são sempre alteradas, ponderadas, ajustadas, melhoradas, reconsideradas… Desde que esta premissa seja salvaguardada e o software o permita…

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