susana-martins

Susana Martins | Escola Superior de Estudos Industriais e de Gestão, Instituto Politécnico do Porto | Assistente | colaboradora do blogue

Todos sabemos que a automatização dos serviços bibliotecários arrancou nos anos 70 e o formato MARC foi o grande espelho desta inovação. Actualmente a automatização bibliotecária, embora generalizada, pressupõe, ainda, o levantar de algumas questões que se prendem, essencialmente, com aspectos ligados á:

  • disseminação e disponibilização da informação ao público,
  • plano tecnológico da nossa instituição,
  • orçamento.

Para que um bom plano de automatização seja delineado será então necessário socorrermo-nos de dados estatísticos, em particular demográficos, identificarmos os constrangimentos ambientais e de contexto, avaliar a colecção, o orçamento e o equipamento disponível.

Como referido anteriormente, a automatização é uma realidade generalizada, embora não cubra ainda, a totalidade dos serviços de informação a nível nacional. O grande pró da automatização dos serviços é a relação custo-benefício que sai efectivamente valorizada. De notar que a automatização dos serviços faz-se a três níveis:

  1. sistema integrado de gestão
  2. desenvolvimento de produtos
  3. sistema de email e internet

O primeiro representa o core business do serviço de informação e permitirá gerir actividades como as aquisições, o serviço de referência, o serviço de empréstimo etc. Os utilizadores poderão aceder à distância, ou presencialmente, a todo o catálogo e proceder a reservas de documentos e a renovação dos empréstimos. Os utilizadores do tradicional catálogo de fichas ficarão muito satisfeitos com a rapidez de resposta deste sistema a uma pesquisa.

O segundo pressupõe que a instituição crie os seus próprios produtos a partir do material de que dispõe e da tecnologia que tem ao seu alcance. Poderão ser desenvolvidos cursos de auto-formação de utilizadores, boletins informativos e outro tipo de materiais que pressupõem a formação e autonomização do utilizador, poupando, a médio prazo, o seu tempo e também o tempo do profissional, libertando-o para outras tarefas. Outro aspecto importante é a criação e manutenção de cópias de segurança da base de dados inerente a todo o funcionamento da organização.

Por fim, o terceiro aspecto pressupõe uma diminuição de custos e de tempo. Será mais barato e mais rápido enviar, via email, informação relativa à Difusão Selectiva de Informação, lembretes aos utilizadores e comunicar com as editoras. As relações de colaboração, nomeadamente na troca de registos sairão, também elas, beneficiadas com o uso desta tecnologia.

Um dos serviços inerentes a qualquer unidade documental é o Serviço de Referência. É aqui que o utilizador encontra o apoio que necessita para desenvolver a sua pesquisa. O serviço de referência poderá oferecer dois tipos de assistência:

  • Assistência directa – procura de informação, apoio direccional, consultoria nas pesquisas efectuadas;
  • Assistência indirecta – selecção de materiais, preparação de bibliografias, selecção de fontes Web.

Foi já referido que as Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC) possibilitaram a criação de recursos que permitem a autonomização do utilizador pelo que, inevitavelmente, também o Serviço de Referência será afectado pela existência desse tipo de recursos. Vários podem ser os aspectos enumerados pelo que esta intervenção cingir-se-á apenas à referenciação bibliográfica.

Existem normas de referenciação internacionais, nacionais e próprias de áreas científicas ou de associações e de revistas cientifico-técnicas. Se o profissional da informação tem obrigação de conhecer algumas dessas normas, o utilizador provavelmente desconhecerá a sua totalidade. Por serem muitas as normas disponíveis, criar material de auto-formação que englobe a totalidade das normas de referenciação é uma tarefa quase impossível. Será lógico que se disponibilize formação para as normas portuguesas de referenciação bibliográfica e, dependendo do tipo de serviço de informação, para outras normas específicas das áreas científicas cobertas pela organização.

No entanto, todos já nos deparamos com a necessidade de criar bibliografias e de inserir citações em textos escritos. Até há pouco tempo, todas essas tarefas eram efectuadas manualmente o que exigia uma enorme atenção a pequenos detalhes que facilmente poderiam escapar e assim incluir “gralhas” e mesmo erros. Com o advento das TIC, surgem várias aplicações que possibilitam aos seus utilizadores criar bases de dados de referências bibliográficas e, a partir daí, facilmente gerar e gerir bibliografias e inserir citações no texto.

Actualmente existem várias hipóteses válidas, sejam comerciais ou opensource, para a gestão de bibliografia. Muitos de nós começaram por usar o Procite ou o Endnote, soluções pagas, com um interface muito amigável e com inúmeras possibilidades que efectivamente poupam o tempo do utilizador. Para quem usa o Office 2007, o próprio Word já inclui um gestor de referências bibliográficas no separador ”referências”.

As soluções gratuitas já existem há algum tempo e talvez as primeiras a serem usadas tenham sido o JabRef e o BibDesk. Hoje em dia podemos aceder a outro tipo de aplicações opensource, como é o caso do Zotero que funciona como uma extensão do Mozilla Firefox. Assim, para poder usar o Zotero, terá que usar como Web browser o Firefox. Isto não deverá constituir um problema já que o Firefox está disponível gratuitamente. Depois de instalar o Firefox deverá descarregar e instalar o Zotero. A sua utilização é bastante fácil e o seu interface é também ele muito agradável.

Na realidade existem variadíssimas soluções neste campo e através deste link: http://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_reference_management_software podem aceder a um artigo muito interessante onde se comparam as várias soluções existentes no âmbito da referenciação bibliográfica.