O desenvolvimento social, cultural, económico e ambiental de Portugal exige uma Administração Pública moderna e inovadora, eficiente e eficaz, acessível e transparente. A criação de um «novo modelo de serviço público», alicerçado na cooperação entre a Administração Pública e a sociedade civil constitui actualmente, sem dúvida, um desafio prioritário e de interesse nacional.
A utilização das Tecnologias da Informação e Comunicação está a induzir mutações decisivas no funcionamento da Administração Central e Local e é um aliado fundamental na criação de uma Administração de Proximidade, em permanente interacção com os cidadãos, as empresas e os demais agentes económicos e sociais.
A própria arquivística situa-se no cruzamento de novos contextos culturais, de novos modos de gestão tal como de novas tecnologias. Dela se espera que responda às necessidades dos organismos ou dos indivíduos que criam os documentos. No âmbito da gestão da informação, a arquivística situa-se num contexto administrativo e organizacional onde a informação deve ser considerada, organizada e tratada como um recurso tão importante quanto os recursos humanos, materiais e financeiros. Como qualquer outro recurso, a informação deve ser gerida eficazmente, necessitando, para o efeito, de um reconhecimento oficial por parte da empresa ou organização e até de uma formalização estrutural que vá tão longe quanto a que é geralmente concedida aos outros recursos.
No entanto, na prática, ainda não existe uma consciencialização significativa relativamente à importância da gestão documental. Embora se apercebam da importância do papel da informação na tomada de decisões, a sua organização e acesso não é considerada como uma vantagem competitiva pelas instituições e, provavelmente, isso deve-se à ampla oferta de serviços e ao amadorismo com que é encarado o seu efectivo tratamento. Para resolver o problema do papel e do acesso imediato à informação administrativa, são adquiridas, a empresas TIC constituídas apenas por notáveis programadores informáticos, soluções padronizadas às quais os procedimentos administrativos existentes acabam quase sempre por se domesticar, sem qualquer apreço ou consideração por princípios arquivísticos ou fundamentos legais. Quer na elaboração de cadernos de encargos quer na execução do processo, o papel do arquivista é simplesmente ignorado porque geralmente as instituições não compreendem onde começam e terminam as suas funções, as do informático, as do gestor da qualidade, as do responsável pela modernização administrativa e as do chefe dos serviços administrativos.
A própria sociedade civil não sabe o que é um arquivista, confundindo-o com um administrativo, e desenganem-se os bibliotecários que, embora mais “populares”, são confundidos com meros “arrumadores de livros”. Ironicamente, e apesar de as origens da profissão remontarem aos primórdios da História, a verdade é que, em pleno século XXI, mais precisamente na “Velha Europa” em território português, o profissional da informação vê-se confrontado com todo o tipo de limitações e ameaças. Que competências tem um arquivista que mais nenhum profissional de informação tem? Que meios tem ele ao seu dispor para se afirmar no mercado de trabalho? Que benefícios traz a uma instituição? Que investimento deve e pode ele fazer na sua formação? Sozinho e muitas vezes isolado parece que só lhe resta classificar e avaliar documentação acumulada e encontrar, no mais curto espaço de tempo, aquele documento que alguém guardou há uns anos e que agora é necessário para fazer prova de um pagamento em tribunal. “E perante a emergência da era digital, que faz ele que um informático não possa fazer?”, pergunta a si mesmo o director de serviços ou o presidente de Câmara na hora de renovar o contrato.
Não obstante as suas funções técnicas específicas, parece-me que já não basta dizer que devemos ser respeitados, porque contribuímos para assegurar os direitos democráticos dos cidadãos ou porque permitimos o acesso à memória colectiva e às fontes históricas da nação. Na verdade, devemos ser respeitados, porque somos profissionais competentes, actualizados, indispensáveis e seguros. Para isso, contribui o investimento que devemos fazer na nossa formação específica e, cada vez mais, em formação paralela e mais geral, nomeadamente ao nível da gestão de projectos, da liderança, do marketing e da qualidade. Parece irrealista quando pensamos em todo o trabalho que tem de ser feito nas nossas instituições, mas quanto mais perspectivas e referências adquirirmos, mais capacidade teremos em lidar com os novos desafios e em negociar com o poder político.
É neste enquadramento que a criação de um blogue como mediação entre associados e associação se apresenta como um recurso válido e necessário. Como canal de comunicação e ferramenta de trabalho, pode ser um meio fundamental para a partilha de experiências e de informações. Aliás, nesta como em qualquer área técnica e especializada, o estabelecimento de uma rede de contactos e de informação pode ser um ponto de partida indispensável para a questionação de métodos, a exposição de dúvidas, a emergência de novas ideias e projectos, a concretização de intenções constantemente adiadas (como a normalização documental) e para a criação de um espaço, alternativo e credível, de debate e de esclarecimento sobre quem somos, o que fazemos e o que podemos efectivamente fazer.
Não é uma ideia nova nem uma solução perfeita, mas pode reduzir a sensação de isolamento que muitas vezes sentimos nas nossas instituições e, com a participação de todos, pode consolidar-se como um verdadeiro intermediário entre a associação e os seus associados.
Olinda Cardoso
Técnica Superior de Arquivo
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